今やオンラインでのコミュニケーションは仕事だけでなくプライベートでも非常に多く利用されています。その手段も様々なデバイス・アプリケーションを利用して実現できます。一方で、オンラインミーティングに対して、苦手意識を持っている方も多いのではないでしょうか。
ここではオンラインのコミュニケーションにまだ慣れていない方を対象として、オンラインミーティングに対しての準備や心構え、各シーンでの対処について記載します。
事前の準備
オンラインでなくても、ミーティングに参加する際には、ミーティングの目的・議題などがあらかじめ共有されるかと思います。（主催者が目的・議題を明確にしないミーティングも多々あるかもしれませんが…。）
参加する前に、事前にミーティングの内容を把握することで自分の役割・主催者の期待することや、自分自身が参加することの意味などを整理することができます。
また、不明な事項・確認したい事項などがある場合は、主催者に事前に問い合わせてみましょう。当日のミーティングがスムーズかつ効率的に進行するでしょう。
- 議題・目的：なんのために開催されるのか？何を決定するのか？ゴールは何か？
- 開催時間：議題に対して十分な時間が確保されているのか？
（議論がメインなのか？情報共有がメインなのか？決定すべき事項があるのか？など） - 参加者：なぜ自分が呼ばれているのか？他の参加者が呼ばれている理由は？
（自分と同じ立場の人が多い場合は、主催者が自分に対して期待している内容も同じ？）
他部署・別会社の方が呼ばれている理由は？など）
あいさつ・自己紹介
ZoomやMicrosoft Teamsによるオンラインミーティングでは、アプリケーションからすぐに指定のミーティングに参加することが可能です。予定の時間より少し早くミーティングに参加すると、すでに他の方が参加しているケースも多くあります。
会議が始まる少し前の時間に、挨拶や自己紹介（初めての方がいれば）をすることで、オンラインミーティングでも会話がスムーズに進むと思います。また、最初にあいさつ・自己紹介をすることで自分や相手の通信環境・音声・画像の確認ができるので、不備があった際もすぐに対応が可能です。
- 接続してからの最初の挨拶（例）：
「こんにちは。〇〇課の××です。」「お世話になります。〇〇社の××と申します。」
「〇〇さん、おはようございます。××です。今日はよろしくお願いいたします。」 - 自分の通信環境の確認（例）：
「私の声、聞こえてますでしょうか？」
「カメラを有効にしています。私の顔（背景）見えてますでしょうか？」 - 相手への通信環境の確認（例）：
「おはようございます、〇〇さん。今日はちょっと声が小さいですね。」
「こんんちは、××さん。今日の（画面の）背景からすると、会社から参加ですね。」
「△△様、声が聞こえないのでマイクがミュートになっているかもしれません。」
また、相手の通信環境や、プライバシーの問題からカメラを有効にしないケースもあります。
こちらも相手の方に合わせて調整することも大事です。
- カメラを有効にするケース（例）：
「初めてなので、カメラを有効にして自己紹介させていただきます。」
「差し支えなければ、カメラを有効にしてミーティングをさせてください。」 - カメラを無効にするケース（例）：
「通信環境が悪いので、カメラを無効にしてミーティングをさせてください。」
「今日は自宅からなので、申し訳ございませんがカメラは無効のままとさせてください。」
画面（資料）のシェア
オンラインミーティングのメリットの1つとして、自分のパソコンやスマートフォンで表示している資料やアプリケーションの画面を、会話しながら相手とシェアすることが挙げられます。
こちらも、相手の環境によって、自分の意図した画面がきちんと表示されていないケースもあり得ます。画面をシェアする際には、その都度画面が相手から見えているかを確認することが重要です。
- 画面表示の確認（例）：
「今、私の画面をシェアしています。資料が見えますでしょうか？」
「私の画面のホワイトボードに文字を入力しています。見えていますでしょうか？」
「私のパソコンで資料を準備していますので、画面をシェアします。」
発言のタイミング
通常の会議と比べ、オンラインミーティングでは表情やジェスチャは非常に分かりづらいです。議論が白熱すると複数の方の発言が重なり、発言の内容が聞き取れないケースもあります。自分が発言する場合は、自分が発言する（したい）ことを伝えたうえで発言しましょう。（もちろん、司会の方がきちんと交通整理してくれるのであればこの限りではありません。）
また、他の方が発言している際は、割り込まずにきちんと発言を聴く姿勢も大事です。
- 発言するときのコメント（例）：
「今、質問しても大丈夫でしょうか？」
「〇〇ですが、コメントさせてください。」
「××さん、私からも意見を述べさせてください。」
ミーティングの終了
ミーティングが終了する際は、参加者へ向けてのお礼を述べた上で退出しましょう。
何も言わずに退出するのはあまり良い印象を与えません。
また、一部の参加者にミーティングに残ってもらう場合は事前にその旨を伝えておきましょう。
次のミーティングが開始するためにどうしても今のミーティングから退出する必要がある際は、途中退出することを事前に参加者へ伝えておくか、あるいはミーティングのチャット機能で退出することを伝える方法もあります。
- ミーティングが終了、退出するとき（例）：
「本日はありがとうございました。失礼いたします。」
「非常に有意義なミーティングでした。ありがとうございました。」
「引き続きよろしくお願いいたします。」 - ミーティングを途中で退出するとき（例）：
「申し訳ございませんが次のミーティングに参加するためここで退出します。
本日はありがとうございました。」（チャットのコメントにて）
「すみません、次のミーティングがあるのでこちらで失礼します。」
まとめ
オンラインミーティングも基本的には参加者との円滑なコミュニケーションが重要です。
参加者同士が気持ち良い時間を過ごせるようお互いに気遣うことが大事ですね。
ここまで読んでいただいてありがとうございました。
